Ce fichier peut être nominatif directement (en utilisant les noms des personnes physiques) ou indirectement (en permettant d'identifier une personne physique par un code ou par recoupement de différentes données)

Les interdits : Il est interdit, notamment, de faire figurer dans un fichier, un certain nombre d'informations personnelles (religion, appartenance politique ou syndicale, race, par exemple)

La Loi : Quelques extraits de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 : Article 26 Toute personne physique a le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement. Article 27 Les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations doivent être informées :

  • du caractère obligatoire ou facultatif des réponses,
  • des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse,
  • des personnes physiques ou morales destinataires des informations,
  • de l'existence d'un droit d'accès et de rectification.

Lorsque de telles informations sont recueillies par voix de questionnaires,ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions. Ces dispositions ne s'appliquent pas à la collecte des informations nécessaires à la constatation de ces infractions. Les fichiers d'élèves font référence au J.O. n° 29 du 2 Décembre 1986 et au B.O. de l'Education Nationale du 9 Avril 1987.

Les peines encourues : Article 226-16 Le fait (L. n° 92-1336 du 16 déc. 1992) ", y compris par négligence," de procéder ou de faire procéder à des traitements automatisés d'informations nominatives sans qu'aient été respectées les formalités préalables à leur mise en oeuvre prévues par la loi est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.

  1. - Le fait de conserver des informations sous une forme nominative au-delà de la durée prévue par la demande d'avis ou la déclaration préalable à la mise en oeuvre du traitement informatisé est puni de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende, sauf si cette conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi.
  2. - Le fait de traiter des informations nominatives conservées au-delà de la durée mentionnée au I à des fins autres qu'historiques, statistiques ou scientifiques est puni des mêmes peines, sauf si ce traitement a été autorisé dans les conditions prévues par la loi.

La procédure à suivre : On peut demander un formulaire auprès de la chambre de commerce du domicile ou directement à la CNIL par courrier, par téléphone, par INTERNET ou sur le Minitel. (Cf. page suivante) Un simple fichier donne lieu en principe à une déclaration simplifiée, le mieux étant de se documenter auprès de la CNIL.

L 'adresse :

  • CNIL
  • 21, Rue Saint Guillaume
  • 75340 PARIS Cedex 07
  • ( 01 53 73 22 22 )

Déclaration d'un traitement informatisé de l'école à la CNIL

Tout directeur qui utilise un logiciel de gestion d'école doit impérativement en faire la déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté. Cette déclaration simplifiée s'effectue au moyen du formulaire CERFA N° 99001 que vous pouvez télécharger par Internet sur le site : http://www.cnil.fr/index.php?id=6 (Choisir “les formulaires à télécharger”) Ensuite vous pouvez Télécharger le formulaire CERFA n° 99001 ou Commander le formulaire CERFA n° 99001 en laissant vos coordonnées. Vous pouvez également télécharger le guide ”Déclarer à la CNIL”

Comment déclarer ?

  • Seule la page 1 doit être renseignée.
  • Cocher case S "déclaration simplifiée"
  • Cadre 1 : cocher Oui
  • Cadre 2 : rien à remplir
  • Cadre 3 : rien ( un N° vous sera attribué ultérieurement)
  • Cadre 4 : à renseigner
  • Cadre 5 : Le directeur(trice) etc ...
  • Cadre 6 : indiquer seulement le nombre d'élève concerné.
  • Cadre 7 : gestion des élèves inscrits
  • Cadre 8 : idem cadre 5
  • Cadre 9 : Norme simplifiée de référence N° 29 N° de la déclaration : rien
  • Cadre 10 : Cocher NON
  • Cadre 11 : à renseigner, dater et signer

Envoyer 1 seul exemplaire en recommandé avec accusé de réception à :

CNIL 21, rue Saint-Guillaume 75340 PARIS Cedex 07

Un N° d'enregistrement vous sera atttribué sous 2 mois. Il servira lors d'une déclaration de modification ultérieure en cas de changement de directeur(trice). Il suffira de signifier le nom du nouveau directeur sur papier libre avec ce N°.

La déclaration peut aussi se faire en ligne à l’adresse : http://www.cnil.fr/index.php?id=1248 . (Choisir déclaration simplifiée)